Privacyverklaring

Privacy Verklaring Jeugdcentrum Ahoy vzw

Jeugdcentrum Ahoy vzw hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en dat je privacy wordt gerespecteerd.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Jeugdcentrum Ahoy vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) ook wel gekend als de GDPR.

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
• verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• op de hoogte zijn van je rechten omtrent uw persoonsgegevens, je hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als jeugdcentrum Ahoy vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens of de uitoefening van uw rechten, kan dit via onderstaande contactgegevens:

Jeugdcentrum Ahoy vzw
Kosterijstraat 5
2110 Wijnegem

info@ahoy.be

Telefoon : +32 (0)4 85 08 88 48

Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom

Je persoonsgegevens worden door jeugdcentrum Ahoy vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

• Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van jeugdcentrum Ahoy vzw (uitvoering overeenkomst).
• Om gebruik te kunnen maken van de infrastructuur van jeugdcentrum Ahoy vzw (uitvoering overeenkomst).
• Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting).
• Het organiseren van activiteiten en het contacteren van en communiceren met vrijwilligers in dat kader (gerechtvaardigd belang).
• Het voorzien van gratis wifi connectie (uitvoering overeenkomt).
• Het omkaderen en begeleiden van vrijwilligers alsook het relatiebeheer naar vrijwilligers toe (verjaardag) (toestemming betrokkenen).
• Het aansluiten als vrijwilliger bij jeugdcentrum Ahoy vzw (toestemming betrokkene).

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslagen en verwerken:

• Persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres;
• Identiteitsgegevens uitgeven door de overheid: identiteitskaartnummer;
• Rijksregisternummer;
• Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboorte, geboorteplaats, nationaliteit.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens van u hebben verkregen.

Van de vrijwilliger wordt verwacht dat hij elke wijziging van zijn persoonsgegevens onmiddellijk spontaan en schriftelijk doorgeeft aan jeugdcentrum Ahoy vzw.

Minderjarigen:
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 18 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Verstrekking aan derden

De gegevens die je aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, cloudsysteem);
• het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, …;
• het verzekeren van vrijwilligers en personeel;
• boekhouding en betalingen;
• Het bekomen van subsidies voor de werking van jeugdcentrum Ahoy vzw.

Met elk van deze partijen hebben we een verwerkersovereenkomst afgesloten waarin de nodige afspraken opgenomen zijn om de beveiliging en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de door je verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.

Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek met machtiging van het parket (persoonlijke) gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.  Je hebt het recht deze toestemming te weigeren en om deze ten allen tijde in te trekken.  Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Bewaartermijn

Jeugdcentrum Ahoy vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Concreet worden de persoonsgegevens bewaard tijdens de volledige duurtijd van het vrijwilligerswerk, of langer wanneer hetzij een wettelijke of decretale bepaling dit oplegt (wettelijke bewaartermijnen van documenten bijvoorbeeld),  hetzij de wettelijke verjaringstermijn van een eventuele rechtsvordering ten aanzien van of door jeugdcentrum Ahoy vzw dit rechtvaardigt.

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om je persoonsgegevens te beveiligen en de vertrouwelijkheid ervan te waarborgen. Waaronder maatregelen die de gegevens beschermen tegen inbreuken, verlies en  onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens jeugdcentrum Ahoy vzw van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
• We pseudonimiseren / anonimiseren waar mogelijk / nodig en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is.
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U hebt recht op inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben. U hebt het recht op correctie en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.

U mag eisen dat uw persoonsgegevens  gewist worden wanneer ze niet langer noodzakelijk zijn ten aanzien van de doeleinden waarvoor ze werden verzameld of verwerkt, wanneer er geen gerechtvaardigd doel meer bestaat voor de verwerking, wanneer u  terugkomt op uw toestemming betreffende de verwerking van bepaalde gegevens en de organisatie zich niet kan baseren op een ander gerechtvaardigd doel voor de verwerking.

U hebt het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken wanneer u de juistheid van die gegevens betwist of wanneer u zich verzet tegen de verwerking van de gegevens (zie verder) zodat de gegevens alleen nog verwerkt kunnen worden met uw toestemming , voor de vaststelling van de uitoefening of de verdediging van rechten voor de rechtbank of voor de bescherming van de rechten van een andere persoon.

U hebt  het recht om zich te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om redenen die verband houden met uw bijzonder situatie, tenzij voor de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de inachtneming van de contractuele of wettelijke verplichtingen van de organisatie.

Voor de verwerking van persoonsgegevens die wij op basis van uw toestemming hebben verkregen, kunt u uw toestemming om het even wanneer intrekken. De verwerking van deze gegevens vóór de intrekking van de toestemming blijft geldig.

Bovenaan dit privacy statement staat hoe u contact met ons kan opnemen om uw rechten uit te oefenen.    (U kan ons ook contacteren via de contactpagina van onze website www.ahoy.be of www.kunstkanaal.be). (om misbruik te voorkomen kunnen wij u daarbij vragen om u adequaat te identificeren). Om uw identiteit te controleren vragen wij u om een kopie van uw identiteitskaart mee te sturen. We raden je sterk aan om daarbij je pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Privacy Commissie).

Wijziging privacy statement

Jeugdcentrum Ahoy vzw kan zijn privacy statement wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 26/09/2023. Oudere versies van ons privacy statement zullen in ons archief worden opgeslagen.

Stuur ons een e-mail als u deze wilt raadplegen.